【紙もの・書類整理術】
年末調整、保証書、領収書、クーポン……
溜め込み癖を成敗!必要な紙を見極めよう
STEP2. 4つに仕分けする
紙1枚ずつに「いつ使う紙なのか」を問いかける
「紙片付けのゴールは『必要な紙を5秒で取り出せる』システムづくりです」と石阪さん。
「捨てない紙は、お金に換えるときに必要になる『金目の紙』と『使う目的がある紙』。すると『ほとんどの紙は捨てられる紙』ということになります」
おさらいすると「金目の紙」とは保険証券や住宅関係の売買契約書などお金に換わる紙。その際、封筒や保護用紙、保険契約の約款やサービスの説明など付随する紙は不要です。
「使う目的がある紙」とは、時期が来たら提出する必要がある紙や、パスポートや保険証などなにかの証明に必要なものです。
STEP2では、家の中に入ってくる紙を
「すぐに捨てる」
「確認後、捨てる」
「データ化後、捨てる」
「ファイリングする」
の4つに分類していきます。
「最初は紙1枚ずつに対して、『いつ使うのか』『なんのための紙なのか』『誰かに返送する必要があるのか』『取っておくとお金と交換できるのか』を問いかけていきます。
ただ、判断するには、書類の価値や意味を理解する必要があります。判断に時間がかかる場合は“未処理ボックス”に入れておけばOK。ただし、そこに何日も放置するのはNGです」。
最初は時間がかかるかもしれませんが、慣れてくればすぐに分類できるようになり、紙片付けが簡単になってくるはず。
「捨てる」
1. すぐに捨てる!ゴミ箱直行
☑︎ DM
☑︎ チラシ
☑︎ ネットで見られる情報
たとえば、以前購入したお店から届くダイレクトメール。興味のないものは、開封せずにゴミ箱へ。お得そうだからじっくり見ようと思っていると、それが紙の山になります。
DMは企業側にとって得だから送ってくるのであって、私たちにお得な情報が郵便でくることは、まずありません。気になっているなら、あとで、ネットでチェックを。
2. 確認後、捨てる
☑︎ 金融機関からのお知らせ
☑︎ ねんきん定期便
☑︎ 保険会社からの契約内容や変更のお知らせ
☑︎ 自治体からのお知らせ
銀行や自治体などからくる「お知らせ」は、まず開封を。1枚ずつ確認してなんの書類かを理解します。ただのお知らせや報告なら、読んだあとは不要なので破棄します。
保険などに加入した場合も、必要なのは証券だけ。
分厚い約款などは必要な時はウェブで見られるので、捨ててOK。ねんきん定期便は「ねんきんネット」で確認できます。
残す(捨てない)
3. データ化後、捨てる
☑︎ 学校などの年間行事予定
☑︎ 行きたいお店のメモやレシピ
☑︎ 名刺
☑︎ 取扱説明書
紙そのものではなく、そこに書かれている情報が必要な場合、データ化を。写真を撮ってキーワードなどを付けて、クラウドやスマホのメモ帳に保存しておけば、必要なときに出先からでもすぐに検索できます。
紙のメモのようになくす心配もありません。
特にスケジュールはクラウドで家族に共有するのがいいでしょう。名刺もデータ保存すればOK。
4. ファイリングする
☑︎ 年末調整や確定申告に必要な紙
☑︎ 予防接種、健康診断の問診票
☑︎ 期限内の保証書
☑︎ 紙で提出する申込書
ファイリングするのは「金目の紙」と「使う目的がある紙」。
人によってそれぞれですが、上記以外にも入学願書や制服の申込用紙、月謝袋、学校などの入構証、紙のポイントカード、クーポンなど、それがないと手続きができない紙、なくすと支障がある紙をファイリングします。
当然ですが保険証やパスポート、診察券なども紙自体に価値があります。
あえて紙の明細を取り寄せる場合も
「なんでもかんでも、紙がNGというわけではありません。私はクレジットカードの利用明細はあえて紙で取り寄せています。そのほうがレジで渡される控えと合わせて、チェックしやすいからです。もちろん、チェックが終わって問題なければ、控えも利用明細も破棄します」(石阪さん)。
目的もなく「大切だから」と、利用明細や控えだけを溜め込んでいるのは意味なし。
古いものは捨てて、次月から利用明細をチェックするようにしましょう。
この記事を監修した人
片付けアドバイザー 石阪京子
宅地建物取引士。大阪で夫と不動産業を起業。マイホームを手に入れても家が片付かない人への、アドバイスをスタート。『人生が変わる 紙片づけ!』(ダイヤモンド社)など、著書多数。
この記事を書いた人
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